Faça o retorno dos contatos antes que outro empreiteiro fique com a obra

Um proprietário em Arlington liga numa segunda-feira por causa de uma cozinha numa casa colonial dos anos 1920. Você está num telhado em Medford, então diz que retorna à noite. A noite vira quinta-feira. Quando você finalmente fala com ele, dois outros empreiteiros já visitaram a casa, e um deles mandou o preço ontem. O trabalho não foi perdido pelo preço. Foi perdido na sua caixa postal.

A maioria das pequenas construtoras não tem problema de falta de contatos. Tem problema de retorno. As ligações chegam, por indicação, pela placa da caminhonete, por um vizinho que viu você reformar uma varanda, e depois se espalham entre mensagens, e-mails, bilhetes e o verso de um recibo da loja de material.

Responda enquanto o contato ainda está quente

O primeiro empreiteiro que tem uma conversa de verdade com o proprietário sai com uma vantagem difícil de superar. Quem entra em contato sobre uma obra geralmente está pronto para conversar naquela hora. Dois dias depois, já passou para o próximo nome da lista.

Você não pode parar o serviço toda vez que o telefone toca, mas pode definir um padrão simples:

• No mesmo dia, sempre. Até uma mensagem de duas linhas ("Recebi seu recado sobre a cozinha, te ligo hoje depois das 18h") mostra ao proprietário que ele falou com uma empresa de verdade.
• Faça as perguntas básicas logo. Qual é a obra, onde fica o imóvel, para quando ele quer, e como ficou sabendo de você.
• Marque a visita no primeiro contato se o trabalho parecer adequado. Uma data na agenda vale mais que "vamos conversar semana que vem".
• Diga não rápido quando não for o seu tipo de serviço. Indicar outra pessoa com educação é melhor do que um contato que você nunca vai retornar.

Registre todo contato em um só lugar

Se seus contatos vivem em cinco lugares diferentes, alguns vão ser esquecidos. Não porque você não se importa, mas porque ninguém consegue guardar vinte conversas abertas na cabeça durante um outono corrido.

Escolha um lugar e coloque todos os contatos lá, até os pequenos. Para cada um, anote:

1. Quem é: nome, telefone, e-mail, e se é um proprietário ou uma empresa, como uma administradora de imóveis.
2. O imóvel: o endereço e o que você reparou. Reboco antigo, fiação velha, uma entrada apertada em Somerville.
3. O que ele quer: uma frase sobre a obra.
4. De onde veio: indicação, site, placa, cliente antigo.
5. O próximo passo e a data: "Visita terça às 8h" ou "Mandar orçamento até sexta".

Essa última linha é a mais importante. Um contato sem próximo passo e sem data é um contato que você está perdendo aos poucos.

Dê a cada contato um próximo passo e uma data

Pense em cada contato passando por poucas etapas simples: novo, visita marcada, orçamento enviado, ganho ou perdido. A etapa diz onde ele está. O próximo passo diz o que você deve ao cliente.

Uma vez por semana, talvez na segunda de manhã antes de a equipe sair, passe por todos os contatos em aberto e faça uma pergunta: qual é a próxima coisa que eu preciso fazer, e quando? Se a resposta for "nada, estou esperando ele", coloque uma data para falar com ele mesmo assim. Esperar sem data é como bons trabalhos esfriam.

Encontre um ritmo de retorno que não pareça insistente

Muitos empreiteiros param depois de uma ligação porque não querem incomodar. Mas o proprietário também é ocupado, e muito silêncio é só uma semana cheia, não um "não". Um ritmo constante mantém você na conversa sem pressão:

• Depois da visita: um agradecimento curto e uma data clara para o orçamento chegar.
• Alguns dias depois do orçamento: pergunte se ele conseguiu olhar e se alguma coisa precisa de explicação.
• Cerca de uma semana depois: ofereça repassar os números por telefone, ou ajustar o escopo se o problema for o orçamento.
• Depois disso: um último contato simpático. Se a obra ficou para a primavera, anote o mês e retorne nessa época.

Todo retorno deve ser útil para o cliente: uma resposta, uma opção, uma data. "Só passando para saber" funciona uma vez. Depois disso, traga algo novo.

A Nova Inglaterra ajuda aqui. Um proprietário que não está pronto em novembro pode estar bem pronto em março, quando a neve está derretendo e todo mundo quer o deck ou o revestimento prontos até o verão. Uma anotação com data no registro do contato faz de você quem liga primeiro.

Saiba de onde vem seu trabalho, e por que você perde

Duas informações transformam sua lista de contatos em algo com que você aprende.

Origens dos contatos. Quando você registra como cada contato chegou até você, aparecem padrões depois de alguns meses. Talvez as indicações de clientes antigos em Newton virem obra com muito mais frequência do que os pedidos pelo site. Isso mostra onde investir seu tempo: um agradecimento aos clientes antigos, uma placa no jardim em cada obra concluída.

Motivos de perda. Quando uma negociação não acontece, anote o motivo em uma ou duas palavras: preço, prazo, fechou com outro, obra cancelada, sem resposta. Se "sem resposta" aparece toda hora, seu retorno precisa melhorar. Se "preço" aparece sempre num tipo de serviço, revise como você está precificando, ou se esse é mesmo o seu tipo de trabalho.

Como a AGT Work Crew ajuda

A AGT Work Crew mantém seus clientes e contatos em um só lugar, para a cozinha de Arlington não acabar na sua caixa postal.

• Cadastro de clientes para pessoas físicas e empresas, com vários contatos e vários imóveis cada.
• Um quadro de oportunidades onde você arrasta cada negociação entre as etapas, para ver todos os contatos em aberto de uma vez.
• Origens dos contatos e motivos de perda registrados em cada oportunidade.
• Etiquetas, notas com histórico e retornos agendados, além de uma linha do tempo com orçamentos, obras e atividades de cada cliente.
• Alertas de duplicidade por e-mail e telefone, para o mesmo proprietário não aparecer duas vezes na sua lista.
• Importação por CSV para trazer a lista de clientes que você já tem.

Uma primeira resposta rápida, uma lista única para todos os contatos e um próximo passo com data vão te render trabalhos que você está perdendo hoje. Conheça clientes e funil na AGT Work Crew.