Essa obra está dando lucro? Custo por obra com a obra ainda em andamento

Pergunte a uma construtora se uma obra deu lucro e muitas vezes a resposta é: "Vou saber quando terminar". Aí já é tarde. A cozinha em Needham está pronta, o cliente está feliz e, três meses depois, quando os recibos e as horas finalmente se juntam, descobre-se que a obra mal empatou. Nada deu obviamente errado. Pequenos estouros se acumularam toda semana, e ninguém estava olhando.

Custo por obra não é exercício de fim de ano para o contador. Feito com a obra ainda em andamento, é o jeito mais barato de proteger sua margem.

Por que a maioria descobre tarde demais

Os números de que você precisa existem. Só estão espalhados:

• As horas ficam em mensagens, folhas de papel e na memória.
• Os recibos ficam na caminhonete, no porta-luvas e em três contas diferentes de loja de material.
• As mudanças ficam na cabeça de alguém até a fatura final.

Quando cada número chega atrasado, cada decisão chega atrasada também. Não dá para consertar uma obra que você só entende depois de fechada.

Os quatro números que mostram como está a obra

Você não precisa de um sistema complicado. Para cada obra em andamento, precisa de quatro números, sempre atualizados:

1. Valor atual da obra. O valor do contrato mais os aditivos aprovados. Não os pendentes, nem os que o cliente "concordou" pelo telefone. Se não foi aprovado, ainda não é receita.
2. Materiais. Tudo o que foi comprado para essa obra: madeira, revestimento, louças e metais, as idas rápidas à loja de material. Lance os recibos toda semana, não quando a obra fechar.
3. Outras despesas. Caçambas, licenças, aluguel de equipamento e tudo o que não for material nem mão de obra da sua equipe.
4. Mão de obra. As horas trabalhadas nessa obra, multiplicadas pelo valor da hora de cada trabalhador no dia em que o serviço foi feito. Não uma média, nem o valor de hoje se alguém teve aumento no meio da obra.

Desses quatro saem os três números que importam:

• Lucro = valor atual da obra − (materiais + outras despesas + mão de obra)
• Margem = lucro ÷ valor atual da obra
• Índice de custo = custos totais ÷ valor atual da obra

Um exemplo prático

Pegue uma reforma de banheiro em Melrose (os números são só ilustrativos). O contrato é de US$ 30.000, e o cliente aprovou um aditivo de US$ 2.000, então o valor atual da obra é US$ 32.000.

No fim da terceira semana:

• Materiais: US$ 7.800
• Outras despesas (caçamba, licença): US$ 1.200
• Mão de obra: um carpinteiro líder com 100 horas × US$ 40, mais ajudantes com 136 horas × US$ 25 = US$ 7.400

Custos totais: US$ 16.400. Índice de custo: cerca de 51%.

Isso é bom ou ruim? Depende de quanto a obra já avançou. Se o revestimento está assentado e vocês já estão nas louças, está tudo bem. Se ainda estão fechando paredes, mais da metade do valor já foi gasta com a maior parte do serviço pela frente. É esse o sinal que você quer ver na terceira semana, não na décima.

Transforme isso em hábito semanal

Escolha um horário fixo toda semana (segunda de manhã funciona para muitos donos) e gaste quinze minutos com cada obra em andamento:

1. Confira se as horas da semana passada estão completas e lançadas na obra certa.
2. Lance os recibos que chegaram na semana.
3. Compare o índice de custo com o avanço real. Gastar mais rápido do que a obra avança é o primeiro alerta que você vai ter.
4. Pergunte por quê sobre qualquer coisa que mudou mais do que você esperava.

Quinze minutos por semana é barato. Descobrir um estouro de US$ 4.000 depois que a obra fechou, não.

Sinais de alerta

• Mão de obra acima do planejado. A demolição que devia levar dois dias levou quatro. Descubra por quê antes que aconteça de novo na próxima etapa.
• Serviço sem aditivo aprovado. Se a equipe está fazendo algo a mais, você está pagando o custo sem somar o valor.
• Muitas idas pequenas à loja de material. Cinco viagens por semana significam horas perdidas e falta de planejamento, não só recibos a mais.
• Inverno. Na Nova Inglaterra, o frio deixa o serviço externo mais lento, aumenta o custo com aquecimento e proteção e empurra o cronograma. Coloque isso no preço das obras de inverno e acompanhe de perto de dezembro a março.

O que fazer quando a obra está saindo do trilho

Perceber o problema cedo dá opções:

• Dê o preço e envie as mudanças pendentes. Mudança sem aprovação costuma ser o maior vazamento.
• Ajuste a equipe. Às vezes, menos gente na obra por alguns dias custa menos do que todo mundo esperando uma inspeção.
• Converse com o cliente cedo, enquanto ainda dá para ajustar escopo ou acabamentos.
• Aprenda com isso. Compare os números finais com o seu orçamento e corrija o próximo.

Como a AGT Work Crew ajuda

Na AGT Work Crew, cada obra mantém esses números juntos, para você não precisar reconstruí-los a partir de mensagens e recibos.

• Cada obra tem o valor do contrato mais os aditivos aprovados. Rascunhos e aditivos enviados ficam registrados, mas só os aprovados contam.
• Você lança materiais e outras despesas na obra. O custo de mão de obra vem das horas que a equipe registra no ponto naquela obra (ou que você lança), multiplicadas pelo valor da hora de cada trabalhador naquela data. O valor da hora pode mudar com o tempo sem reescrever o histórico.
• Lucro, margem e índice de custo são calculados para cada obra e ficam atualizados conforme o serviço avança.
• As obras que precisam de atenção aparecem no seu painel.
• Você pode exportar um relatório da obra em PDF ou CSV, para baixar ou mandar por e-mail.

A melhor hora de saber se uma obra dá lucro é enquanto ainda dá para fazer alguma coisa. Conheça obras e rentabilidade na AGT Work Crew.