Checklist do diário de obra: o que registrar em toda obra, todos os dias

Seis semanas depois de começar uma reforma completa em Cambridge, o cliente liga. O piso está uma semana atrasado e ele quer saber por quê. Você lembra que o fornecedor adiou a entrega, e que o inspetor de encanamento veio numa terça... ou foi quinta? Em algum lugar existe uma foto do contrapiso encharcado no dia em que o telhado vazou, no celular de alguém. Sem um diário de obra, você discute de memória. Com ele, é só abrir o registro.

Um diário de obra leva dez minutos no fim do dia. Ele economiza horas depois, e às vezes muito dinheiro.

Por que o diário de obra importa

Um bom diário trabalha a seu favor de três jeitos:

• Com o cliente. "O que vocês fizeram esta semana?" tem uma resposta clara, com datas e fotos.
• Quando algo dá errado. Atrasos, danos e desentendimentos se resolvem pelo que foi escrito na hora, não por quem lembra melhor.
• Na próxima obra. Ver quanto tempo a estrutura realmente levou no último triple-decker deixa o próximo orçamento mais preciso.

O checklist do diário de obra

Você não precisa escrever um livro. Precisa das mesmas poucas coisas, todo dia, em toda obra.

1. Data, obra e clima

Comece pelo básico: a obra, a data e as condições. Na Nova Inglaterra, o clima muitas vezes é o verdadeiro motivo da parada. Anote chuva, neve, vento e frio extremo, e se eles pararam o serviço externo, atrasaram uma concretagem ou deixaram o pessoal do telhado em casa. "Chuva a manhã toda, siding parado até 13h" é uma frase que você vai agradecer por ter escrito.

2. Quem estava na obra

Liste sua equipe e os subempreiteiros que apareceram, com mais ou menos quanto tempo ficaram. Se o eletricista estava agendado e não veio, anote também. Uma falta faz parte da história de um atraso.

3. Serviço feito

Descreva o que foi feito em palavras simples, por área: "Banheiro do segundo andar: cement board instalado e com fita. Cozinha: armários superiores instalados na parede norte." Específico é melhor que vago. "Trabalhamos na cozinha" não ajuda ninguém daqui a três meses.

4. Entregas e materiais

Registre o que chegou, o que faltou e o que veio danificado. Entregas atrasadas ou erradas estão entre as causas mais comuns de atraso, e uma anotação no dia é a melhor prova que você tem para conversar com o fornecedor ou com o cliente.

5. Inspeções e visitas

Anote cada inspeção (quem veio, o que foi inspecionado, se passou ou não) e cada visita: o cliente, o arquiteto, um vizinho reclamando. As cidades mais antigas da região de Boston costumam ter ruas apertadas e vizinhos colados, então uma nota rápida sobre uma reclamação de estacionamento ou barulho pode fazer diferença depois.

6. Problemas e atrasos

Esta é a parte que o pessoal pula, e a que mais importa. Anote tudo o que atrasou a obra ou pode mudar o custo: madeira podre atrás da parede, fiação antiga numa casa colonial dos anos 1920, uma peça faltando, uma dúvida de projeto esperando resposta do cliente. Escreva o que aconteceu, o que você fez e o que está esperando.

7. Pedidos e mudanças do cliente

Quando o cliente pede alguma coisa na obra ("Dá para mudar essa tomada de lugar?"), registre no mesmo dia. Pedidos que viram serviço extra devem virar aditivos, aprovados antes de o serviço ser feito. O diário de obra é onde essa conversa começa.

8. Fotos, com legenda

Fotografe o progresso, tudo o que vai ficar escondido (estrutura, encanamento e fiação antes do drywall), as entregas e cada problema. Depois, escreva uma legenda curta. Uma foto chamada "IMG_4471" é difícil de usar depois. Uma foto com a legenda "Dano de água na soleira da parede dos fundos, achado na demolição" é prova.

Uma regra simples para fotos: se vai ficar escondido atrás de drywall, azulejo ou piso, tire uma foto antes.

Faça disso um hábito, não um peso

O melhor diário é aquele que realmente é escrito. Mantenha curto, num lugar só, e faça parte do fechamento do dia, não algo que você atualiza na sexta à noite. Deixe o encarregado da obra escrever, no idioma em que ele se sente mais à vontade, pelo celular que ele já carrega. Num porão ou num prédio antigo de tijolo sem sinal, ele ainda precisa conseguir começar o relatório e enviar depois.

Como a AGT Work Crew ajuda

Os relatórios diários da AGT Work Crew mantêm o diário na obra, que é onde ele deve ficar:

• O trabalhador escreve o relatório no app com fotos e legendas e envia. Você recebe um aviso quando ele chega.
• Os rascunhos funcionam offline no celular e são enviados quando a conexão volta.
• Você também pode escrever relatórios na web.
• Relatórios e fotos ficam guardados na obra e são privados por padrão.
• Quando você quiser, compartilhe um relatório com o cliente no Portal do Cliente, ou envie por e-mail com miniaturas das fotos. As notas internas nunca são compartilhadas.

Alguns minutos de anotações e fotos por dia transformam "acho que foi na terça" num registro claro da obra. Veja como funcionam os relatórios diários.