Da seguimiento a tus prospectos antes de que otro contratista se quede con el trabajo

Un propietario en Arlington llama un lunes por una cocina en una casa colonial de los años veinte. Estás en un techo en Medford, así que le dices que lo llamas esta noche. Esta noche se convierte en jueves. Cuando por fin hablas con él, otros dos contratistas ya visitaron la casa, y uno le mandó un precio ayer. El trabajo no se perdió por el precio. Se perdió en tu buzón de voz.

La mayoría de los pequeños contratistas no tienen un problema de falta de prospectos. Tienen un problema de seguimiento. Las llamadas llegan, por recomendaciones, por el letrero de la camioneta, por un vecino que te vio renovar un porche, y luego se dispersan entre mensajes, correos, notas adhesivas y el reverso de un recibo de la tienda de materiales.

Responde mientras el prospecto sigue interesado

El primer contratista que tiene una conversación real con el propietario se lleva una ventaja difícil de superar. Quien pregunta por un proyecto suele estar listo para hablar en ese momento. Dos días después, ya pasó al siguiente nombre de la lista.

No puedes parar el trabajo cada vez que suena el teléfono, pero sí puedes fijar una regla simple:

• El mismo día, siempre. Hasta un mensaje de dos líneas ("Recibí tu mensaje sobre la cocina, te llamo hoy después de las 6") le dice al propietario que contactó a una empresa seria.
• Haz las preguntas básicas pronto. Cuál es el proyecto, dónde está la propiedad, para cuándo lo quiere y cómo supo de ti.
• Agenda la visita en la primera llamada si el trabajo parece adecuado. Una fecha en el calendario vale más que "hablamos la próxima semana".
• Di que no rápido cuando no sea tu tipo de trabajo. Recomendar a otra persona con amabilidad es mejor que un prospecto al que nunca vas a llamar.

Registra cada prospecto en un solo lugar

Si tus prospectos viven en cinco lugares distintos, algunos se van a olvidar. No porque no te importen, sino porque nadie puede llevar veinte conversaciones abiertas en la cabeza durante un otoño ocupado.

Elige un lugar y pon ahí todos los prospectos, incluso los pequeños. Para cada uno, anota:

1. Quién es: nombre, teléfono, correo, y si es un propietario o una empresa, como una administradora de propiedades.
2. La propiedad: la dirección y lo que notaste. Yeso antiguo, cableado viejo, una entrada estrecha en Somerville.
3. Qué quiere: una frase sobre el proyecto.
4. De dónde vino: recomendación, sitio web, letrero, cliente anterior.
5. El siguiente paso y su fecha: "Visita el martes a las 8" o "Enviar presupuesto antes del viernes".

Esa última línea es la más importante. Un prospecto sin siguiente paso y sin fecha es un prospecto que estás perdiendo poco a poco.

Dale a cada prospecto un siguiente paso y una fecha

Piensa en cada prospecto pasando por unas pocas etapas simples: nuevo, visita agendada, presupuesto enviado, ganado o perdido. La etapa dice dónde está. El siguiente paso dice qué le debes al cliente.

Una vez por semana, quizá el lunes temprano antes de que salga el equipo, revisa todos los prospectos abiertos y hazte una pregunta: ¿qué es lo siguiente que tengo que hacer, y cuándo? Si la respuesta es "nada, estoy esperando al cliente", ponle una fecha para comunicarte de todas formas. Esperar sin fecha es la forma en que los buenos trabajos se enfrían.

Encuentra un ritmo de seguimiento que no se sienta insistente

Muchos contratistas se detienen después de una llamada porque no quieren molestar. Pero el propietario también está ocupado, y mucho silencio es solo una semana llena, no un "no". Un ritmo constante te mantiene en la conversación sin presionar:

• Después de la visita: un agradecimiento breve y una fecha clara para el presupuesto.
• Unos días después del presupuesto: pregunta si pudo revisarlo y si algo necesita explicación.
• Más o menos una semana después: ofrece repasar los números por teléfono, o ajustar el alcance si el problema es el presupuesto.
• Después de eso: un último contacto amable. Si el proyecto quedó para la primavera, anota el mes y comunícate en esa fecha.

Cada seguimiento debe ser útil para el cliente: una respuesta, una opción, una fecha. "Solo quería saber cómo vas" funciona una vez. Después, trae algo nuevo.

Nueva Inglaterra ayuda aquí. Un propietario que no está listo en noviembre puede estar muy listo en marzo, cuando la nieve se derrite y todos quieren su deck o su revestimiento terminado antes del verano. Una nota con fecha en el registro del prospecto hace que tú seas quien llame primero.

Sabe de dónde viene tu trabajo, y por qué lo pierdes

Dos datos convierten tu lista de prospectos en algo de lo que puedes aprender.

Fuentes de prospectos. Cuando registras cómo te encontró cada prospecto, después de unos meses aparecen patrones. Quizá las recomendaciones de clientes anteriores en Newton se convierten en trabajos mucho más seguido que las consultas del sitio web. Eso te dice dónde invertir tu tiempo: un agradecimiento a los clientes anteriores, un letrero en el jardín en cada obra terminada.

Motivos de pérdida. Cuando un negocio no se cierra, anota por qué en una o dos palabras: precio, plazo, eligió a otro, proyecto cancelado, sin respuesta. Si "sin respuesta" aparece a menudo, tu seguimiento necesita trabajo. Si "precio" aparece siempre en un tipo de trabajo, revisa cómo lo estás cotizando, o si de verdad es tu tipo de trabajo.

Cómo ayuda AGT Work Crew

AGT Work Crew mantiene a tus clientes y prospectos en un solo lugar, para que la cocina de Arlington no termine en tu buzón de voz.

• Fichas de clientes para personas y empresas, con varios contactos y varias propiedades cada una.
• Un tablero de oportunidades donde arrastras cada negocio entre etapas, para ver todos los prospectos abiertos de un vistazo.
• Fuentes de prospectos y motivos de pérdida registrados en cada oportunidad.
• Etiquetas, notas con historial y seguimientos programados, además de una línea de tiempo con presupuestos, trabajos y actividad de cada cliente.
• Avisos de duplicados por correo y teléfono, para que el mismo propietario no aparezca dos veces en tu lista.
• Importación desde CSV para traer la lista de clientes que ya tienes.

Una primera respuesta rápida, una sola lista para todos los prospectos y un siguiente paso con fecha te darán trabajos que hoy estás perdiendo. Conoce clientes y embudo en AGT Work Crew.