¿Esta obra deja ganancia? Costeo por obra mientras el trabajo sigue en marcha

Pregúntale a un contratista si una obra dejó ganancia y muchas veces la respuesta es: "Lo sabré cuando termine". Para entonces ya es tarde. La cocina en Needham está terminada, el cliente está contento y, tres meses después, cuando por fin se juntan los recibos y las horas, resulta que la obra apenas salió tablas. Nada salió obviamente mal. Pequeños sobrecostos se acumularon cada semana, y nadie estaba mirando.

El costeo por obra no es un ejercicio de fin de año para tu contador. Hecho mientras la obra sigue en marcha, es la forma más barata de proteger tu margen.

Por qué la mayoría se entera demasiado tarde

Los números que necesitas existen. Solo están dispersos:

• Las horas están en mensajes, hojas de papel y en la memoria.
• Los recibos están en la camioneta, en la guantera y en tres cuentas distintas de tiendas de materiales.
• Los cambios están en la cabeza de alguien hasta la factura final.

Cuando cada número llega tarde, cada decisión llega tarde también. No puedes corregir una obra que solo entiendes después de cerrarla.

Los cuatro números que te dicen cómo va una obra

No necesitas un sistema complicado. Para cada obra en marcha necesitas cuatro números, siempre al día:

1. Valor actual de la obra. El valor del contrato más las órdenes de cambio aprobadas. No las pendientes, ni las que el cliente "aceptó" por teléfono. Si no está aprobada, todavía no es ingreso.
2. Materiales. Todo lo que se compró para esa obra: madera, azulejo, sanitarios y grifería, las visitas rápidas a la tienda de materiales. Registra los recibos cada semana, no cuando cierre la obra.
3. Otros gastos. Contenedores, permisos, alquiler de equipo y todo lo que no sea material ni mano de obra de tu propio equipo.
4. Mano de obra. Las horas trabajadas en esa obra, multiplicadas por la tarifa de cada trabajador el día en que se hizo el trabajo. No un promedio, ni la tarifa de hoy si alguien recibió un aumento a mitad de la obra.

De esos cuatro salen las tres cifras que importan:

• Ganancia = valor actual de la obra − (materiales + otros gastos + mano de obra)
• Margen = ganancia ÷ valor actual de la obra
• Índice de costo = costos totales ÷ valor actual de la obra

Un ejemplo práctico

Toma una remodelación de baño en Melrose (los números son solo ilustrativos). El contrato es de US$ 30,000, y el cliente aprobó una orden de cambio de US$ 2,000, así que el valor actual de la obra es US$ 32,000.

Al final de la tercera semana:

• Materiales: US$ 7,800
• Otros gastos (contenedor, permiso): US$ 1,200
• Mano de obra: un carpintero a cargo con 100 horas × US$ 40, más ayudantes con 136 horas × US$ 25 = US$ 7,400

Costos totales: US$ 16,400. Índice de costo: cerca del 51%.

¿Eso es bueno o malo? Depende de cuánto ha avanzado la obra. Si el azulejo ya está colocado y van por los sanitarios, vas bien. Si todavía están cerrando paredes, más de la mitad del valor ya se gastó con la mayor parte del trabajo por delante. Esa es la señal que quieres ver en la tercera semana, no en la décima.

Conviértelo en un hábito semanal

Elige un momento fijo cada semana (el lunes por la mañana les funciona a muchos dueños) y dedica quince minutos a cada obra en marcha:

1. Verifica que las horas de la semana pasada estén completas y asignadas a la obra correcta.
2. Registra los recibos que llegaron en la semana.
3. Compara el índice de costo con el avance real. Gastar más rápido de lo que avanza la obra es la primera alerta que vas a tener.
4. Pregunta por qué ante cualquier cosa que se movió más de lo esperado.

Quince minutos por semana es barato. Descubrir un sobrecosto de US$ 4,000 después de cerrar la obra, no.

Señales de alerta

• Mano de obra por encima de lo planeado. La demolición que debía tomar dos días tomó cuatro. Averigua por qué antes de que vuelva a pasar en la siguiente etapa.
• Trabajo sin orden de cambio aprobada. Si tu equipo está haciendo algo extra, estás pagando el costo sin sumar el valor.
• Demasiadas visitas pequeñas a la tienda de materiales. Cinco viajes por semana significan horas perdidas y poca planificación, no solo más recibos.
• El invierno. En Nueva Inglaterra, el frío hace más lento el trabajo exterior, agrega costos de calefacción y protección y retrasa el calendario. Inclúyelo en el precio de las obras de invierno y vigílalo de cerca de diciembre a marzo.

Qué hacer cuando una obra se está desviando

Detectar el problema a tiempo te da opciones:

• Cotiza y envía los cambios pendientes. Los cambios sin aprobar suelen ser la fuga más grande.
• Ajusta el equipo. A veces, menos gente en la obra por unos días cuesta menos que todos esperando una inspección.
• Habla con el cliente pronto, mientras todavía hay espacio para ajustar el alcance o los acabados.
• Aprende de ello. Compara los números finales con tu presupuesto y corrige el siguiente.

Cómo ayuda AGT Work Crew

En AGT Work Crew, cada obra mantiene estos números juntos, para que no tengas que reconstruirlos a partir de mensajes y recibos.

• Cada obra tiene su valor del contrato más las órdenes de cambio aprobadas. Los borradores y las órdenes enviadas quedan registrados, pero solo cuentan las aprobadas.
• Agregas materiales y otros gastos a la obra. El costo de mano de obra sale de las horas que tu equipo marca en esa obra (o que tú ingresas), multiplicadas por la tarifa por hora de cada trabajador en esa fecha. Las tarifas pueden cambiar con el tiempo sin reescribir el historial.
• La ganancia, el margen y el índice de costo se calculan para cada obra y se mantienen al día a medida que avanza el trabajo.
• Las obras que necesitan atención aparecen en tu panel.
• Puedes exportar un informe de la obra en PDF o CSV, para descargarlo o enviarlo por correo.

El mejor momento para saber si una obra deja ganancia es mientras todavía puedes hacer algo al respecto. Conoce obras y rentabilidad en AGT Work Crew.